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Document management is a category of solutions that has been around for quite some time. While the focus in the eighties was on reliable and long term storage and archiving, document management software solutions became more and more a turntable for document creation, organization, access and distribution. With the emergence of Enterprise Content Management, a coexistence with Web Content Management was aspired but never really achieved. Key players in the enterprise software market are EMC Documentum, InfoText, Filenet and others. Besides the large international providers, hundreds of more local players, mostly focusing on small and medium enterprises, exist in the document management space.

Most enterprises and organizations haven’t resolved their problems around storing, handling and searching documents. Files are still stored on shared file systems or – even worse - local hard disks, many companies have implemented multiple document management applications that don’t interact. Searching across repositories is not possible, workflow support is often marginal. There is a clear need to act.

While the open source movement brought up hundreds of new (web) content management solutions, the landscape of open source document management is far less crowded. Document management as a topic is quite well suited to generate good open source offerings, as most companies do have a need for document management and the requirements are similar from company to company. Helpful also is the fact that “open standards” for content/document formats or access and exchange methods have been established and serve as the basis for the development of individual open source components (e.g. repository, search, transformation). Based on these standards and components, new open source solutions such as Alfresco have been developed and matured in less than a year.

Together with Seth Gottlieb I have compared seven open source document management solutions in a white paper:

• Alfresco
• Contineo
• CPS (Collaborative Portal Server)
• KnowledgeTree
• Owl
• Plone
• Open sTeam

These applications are based on different technology platforms and each has unique features and uses. Quality and maturity of some of these solutions is more than satisfying even for enterprise usage. The final choice depends on the applicable technology strategies (e.g. Java versus Python), on the requirement priorities (e.g. collaboration versus traditional document management needs), on the need for integration with other solutions as well as on operational needs (e.g. scalability-goals, departmental versus enterprise usage, etc.) but in many situations final contenders will include Alfresco, CPS and Plone.

In any case, a proof of concept or pilot involving users is recommended before making final implementation decisions.

Get the white paper here

I came across a couple of websites and blogs lately that had Google Videos included. The ease of integration and the scalability of the (high) quality is amazing. This one shows how easy it works (and some amazing juggling) with just a couple of tricks.

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It is now free (of charge) and easy as never before to upload your video content to free web space and display on your website, blog etc.

Die Open Source Community hat inzwischen über 400 Content Management Systeme hervorgebracht, die in Funktionsumfang und Reife kommerziellen Produkten oftmals in nichts nachstehen und damit eine valide Alternative zu lizenzpflichtigen Systemen darstellen können.

Die Auswahl der richtigen Plattform ist nicht nur auf Grund der schieren Menge an Produkten eine Herausforderung, bei der wir mit einer neuen Perspektive auf den Software-Evaluationsansatz helfen möchten. Im White Paper „Content Management Problems and Open Source Solutions“ führt Seth aus, warum die konventionellen Auswahlkriterien und -verfahren für offene Software nicht anwendbar sind und wie man die Vorteile von Open Source schon beim Identifizieren der idealen Lösung am besten nutzt.

Statt globale Funktions- und Leistungsvergleiche heranzuziehen gilt es, sich auf eine reduzierte Zahl an Produkten zu konzentrieren, die anderen bei vergleichbaren Anwendungsfällen geholfen haben. Die Community um diese Projekte ist in Kombination mit dem transparenten Entwicklungsprozess der beste Berater bei der Auswahl.

Im White Paper wird eine Geschäftsproblem-orientierte Perspektive eingenommen, welche Software nach dem Nutzen für verschiedene Anwendungsfälle gruppiert. Auf diese Weise lässt sich eine engere Auswahl von möglichen Produkten selektieren. Nach der Selektion der richtigen Kategorie für ein Content Management Problem und der Identifikation der entsprechenden User Foren kann nicht nur von der Erfahrung anderer Unternehmen, sondern auch direkt von deren Arbeit, die in der Regel Niederschlag im Produkt findet, profitiert werden.
Über diesen Weg lassen sich auch die detaillierten Evaluationskriterien für Open Source Software verifizieren: Wer steht hinter dem Projekt, wie aktiv und beständig ist die Community, wie gut ist die Dokumentation und wie schnell werden Fehler behoben oder neue Funktionen zur Verfügung gestellt. Hier zeigen sich klare Transparenz-Vorteile von Open Source gegenüber kommerzieller Software. Die meisten Open Source CMS kann man ausserdem über frei zugängliche Demo-Installationen online testen.

Optaros hat den Bereich des Web Content Management auf diese Weise untersucht und Plattformen für
a) einfache broschürenartige Websiten,
b) regelmässige Publikationen,
c) Collaborative Workspaces mit dem Sonderfall Wiki sowie
d) die Online Community
anhand von Implementierungserfahrung, Handbüchern/Druckunterlagen, Online-Documentationen und User Foren evaluiert. Dabei liegt der Schwerpunkt auf den Aufgaben der Erstellung, des Management und der Präsentation von Content in dem jeweiligen Anwendungsfall. Die Ergebnisse und die Vorgehensweise sind in Form eines White Papers kostenlos bei Optaros erhältlich.

On Tuesday this week I held a presentation on open source document management systems. One of the other key speakers of the evening organized by Optaros was Ian Howells, CMO of Alfresco who gave a great introduction on Alfresco Software and their DMS product.

The content of my presentation is being published as an Optaros white paper next week - watch the white paper & reports section of our website.
The event took place in the famous Zurich TV studio from Aeschbacher, who has just started his own blog.

heise, publisher of i’X, the German version of M.I.T.’s Technology Review and c’t one of the best-selling computer magazines in Europe and at the same time one of the most respected and recommended information sources for computer pros and ambitioned computer users has launched heise open, a news portal (in German) concentrating on open source usage in the enterprise.